Durante mi último año de formación en licenciatura de ingeniería civil, me matricule en el curso: administración de proyectos; este curso fue muy interesante, aprendimos algunas herramientas y teoría de la administración de proyectos, sin embargo en esa época de formación le dedicaba más tiempo y esmero a las materias técnicas y de diseño que a esta área administrativa, por lo que no le logre sacar todo el provecho a mi primer curso de administración de proyectos, cometiendo un gran error ya que la administración profesional de proyectos, las herramientas y buenas prácticas administrativas deben ser fundamentales para todos los profesionales e incluso para los proyectos de vida de las personas. Tal y como lo dijo Yamal Chamoun en su libro “En nuestra educación formal se dio más importancia a los aspectos técnicos y se dejó el desarrollo de conocimientos y habilidades de Administración de Proyectos a la escuela de la vida. Esto ha resultado en profesionistas que visualizan parcialmente su función de balancear el alcance del proyecto con el presupuesto, el tiempo, la calidad, y el riesgo, con el objetivo de cumplir las expectativas de nuestro clientes”. [1]
Hoy en día mi trabajo me ha involucrado directamente con la administración de proyectos, es en ese momento cuando vuelvo a ver el pasado y me doy cuenta del error cometido en aquella época cuando no le brinde el tiempo ni la importancia al tema de la administración de proyectos, a pesar de eso me quedaron algunos fundamentos como lo son: la estructura detallada de trabajo EDT, ruta critica, diagrama de Gantt, herramientas muy sencillas pero que me han ayudado a no estar tan perdido en el trabajo, a pesar de que son herramientas que solo involucran el alcance, el tiempo y el costo.
Comentando un poco de mi trabajo, pueden darse cuenta que las principales herramientas utilizadas para administrar proyectos son las mencionadas anteriormente. Solo se toma en cuenta el alcance, el tiempo y el costo; dejando por fuera seis de las nueve áreas del conocimiento. Tomando en cuenta las buenas prácticas y las herramientas utilizadas en mi trabajo es cuando me doy cuenta de porque los proyectos no salen como uno espera, en el tiempo de entrega que se esperaba y el costo no es el planeado, nombrando algunas de las disconformidades que se presentan además de los problemas con los involucrados por la falta de información, control y seguimiento. Ni tampoco se cuentan con herramientas de control del proyecto, por eso es que cuando nos damos cuenta nuestros proyectos ya están fuera de tiempo, el alcance no es el propuesto o el esperado por el cliente y los costos para finalizar el proyecto serán mayores a los presupuestados, nos damos cuenta que ya no hay tiempo para realizar las modificaciones necesarios o los costos de estas modificaciones son muy elevados.
Como bien lo dice el Project Management Institute (PMI), “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos.” [2]
Al leer lo que dice el PMBOK acerca de la dirección de proyectos, es de esperar que el resultado de nuestros proyectos no sean los adecuados, ya que en ningún momento estamos cumpliendo con los procesos ni las buenas prácticas para la administración efectiva del proyecto. Esto sucede diariamente a los proyectos en todo el mundo y en nuestra vida diaria.
Comentando las buenas prácticas que no se aplican a los proyectos de mi organización, se puede comenzar que la falta de definición de alcance, ya que cuando se planea un proyecto, no se toman en cuenta todos los involucrados por lo que al definir lo que se va realizar, no se define el alcance que algún involucrado clave espera y por lo tanto no se logra la satisfacción del mismo, ya que no se realizan ciertas expectativas que ese cliente esperaba del proyecto.
Con respecto a la gestión del tiempo para algunos proyectos si se define la EDT y el diagrama de Gantt, por lo que definimos un tiempo de finalización del proyecto, sin embargo algunas veces por falta de tiempo para la planeación no se toman en cuenta los recursos u otros aspectos importantes que hacen que el tiempo propuesto inicialmente sea prolongado y no logramos entregar el proyecto en el tiempo propuesto.
Con respecto al costo, se realiza un presupuesto detallado para todo proyecto sin embargo las herramientas de control no son las adecuadas por lo que tenemos variaciones con los costos presupuestados.
El tema de la calidad es un poco difícil de medir ya que no tenemos estándares ni procedimiento a seguir, así como los índices necesarios para controlar todos los procesos con una calidad estimada.
La parte de la gestión de los recursos humanos es un tema que interesante, ya que muchas veces se piensa que se tienen los recursos necesarios para desarrollar el proyecto pero a la hora de solicitar los recursos estos ya están comprometidos, ya que la planeación para gestionar los recursos no se logro realizar en las etapas iniciales del proyecto.
Un gran talón de Aquiles en la comunicación, ya que este si es un tema que nos critican mucho, porque no comunicamos ni informamos lo que estamos haciendo ni el estado del proyecto, por lo que los clientes se desesperan y no saben que está sucediendo, esto crea problemas con los involucrados claves de los proyectos.
En las etapas de planeación del proyecto no tomamos en cuenta factores de riesgo que en etapas avanzadas nos afectan los proyectos y nos crean conflictos, así como el abastecimiento de materiales que por falta de información y comunicación nos causan atrasos en equipos y entrega de materiales.
Tomando en cuenta todas estas prácticas en las cuales mis proyectos han carecido, tengo que poner como ultimo la integración de todo lo anterior mencionado es un factor importante de porque las cosas no suceden como uno espera, ni en el tiempo, la calidad solicitada. Ya que a pesar de que se trata de realizar las cosas de la mejor manera, las herramientas no son las adecuadas y los cambios que se realizan tampoco lo son, ya que no se ha logrado implementar las herramientas adecuadas ni el proceso debido.
Cansado de que los proyectos no salgan como uno lo espera es que he optado por buscar las herramientas para cambiar esto, por lo que he decidido estudiar la maestría en Administración de Proyectos, con lo cual tengo planeado realizar grandes cambios en mi organización, buscando incorporar y adaptar las herramientas que sean provechosas dentro de mis proyectos. Para iniciar debo mejor mis habilidades interpersonales de liderazgo, comunicación, influencia, toma de decisiones y negociación. Estas habilidades deben mejoradas para que se logre alcanzar los objetivos de los proyectos. Como habilidad indispensable que debo cambiar es la comunicación ya que es uno de los principales problemas actuales en mis proyectos.
Actualmente ha estado aplicando ciertos cambios como es la información de todos los involucrados, que con un simple correo describiendo el esta del
proyecto y con la aproximación a ellos, se ha notado la diferencia con respecto a la receptividad de los involucrados. Así como controles en costos y procesos, ya que buscando la calidad se ha implementado algunos procesos y estandarización para ir realizando cambios en la ejecución de los proyectos.
Para mis proyectos en general se debe de introducir un conjunto total de herramientas comenzando desde el inicio del proyecto, siguiendo con la planeación, la ejecución el control y el cierre del mismo, prácticamente se deben adaptar herramientas para los 5 procesos del proyecto, por lo que es indispensable que la organización note los cambios de una correcta administración de proyectos para que dentro de la organización se mejoren los procesos de los proyectos, se tome en cuenta que la etapa de planeación es indispensable para que todo salga bien en el proyecto y se den los tiempos prudenciales para desarrollar los procesos debidos evitando tomar atajos o hacer las cosas en carrera, ya que esto causara graves problemas en el futuro y atrasos en la ejecución del proyecto.
En mi organización se debe crear una conciencia de que si se quiere lograr la excelencia se debe de invertir tiempo para lograrlo, se deben seguir las recomendaciones del PMBOK y aplicar las herramientas necesarias para logra una correcta administración de los proyectos. Se debe buscar una gestión adecuada de las nueve aéreas del conocimiento a lo largo de los 5 procesos del proyecto.
Esta maestría me ha hecho confirmar que las cosas se han estado haciendo mal, la forma en cómo hemos manejado y llevado los proyectos no es la adecuada, los proyectos se pueden cambiar y mejorar, no tenemos por qué estar haciendo siempre lo mismo si las cosas no resultan como lo esperamos o como nuestros cliente e involucrados lo esperan y a la vez me hace reflexionar y querer buscar la solución al problema de falta de administración de los proyectos de mi organización, por esto pienso que la maestría tomada ha sido una decisión correcta, ya que me ha abierto la mente para buscar una mejora continua dentro de la organización a la que pertenezco.
Bibliografía
[1] Chamoun Yamal (2002). Administración Profesional de Proyectos La Guía. México D.F. McGraw-Hill Interamericana S.A. de C.V.
[2] Project Management Institute (2008). Guía del PMBOK. USA. Project Management Institute.
